Databehandleravtale

§ 1. Parter og formål

Behandlingsansvarlig: Bedriftskunden som er registrert i Fiksere.no og som benytter regnskapstjenester (heretter «Behandlingsansvarlig»).

Databehandler: Den autoriserte regnskapsførerpartneren som er tildelt oppdraget via Fiksere.no (heretter «Databehandler»).

Formål: Databehandler behandler personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig for å utføre regnskapsoppdrag i henhold til bestillingen registrert på Fiksere.no, inkludert lønnskjøring, bokføring og skatteinnberetning.

§ 2. Kategorier av personopplysninger

Databehandler kan behandle følgende kategorier av personopplysninger:

• Navn, adresse, fødselsnummer og kontaktinformasjon (ansatte og kunder)
• Lønn, trekkopplysninger og bankkontonumre
• Skattekort og skatteidentifikasjoner
• Faktura- og betalingsinformasjon
• Sykefraværsdata og permisjonsopplysninger (i den grad nødvendig for lønnskjøring)

§ 3. Databehandlers forpliktelser

Databehandler forplikter seg til å:

• Kun behandle personopplysninger etter dokumenterte instrukser fra Behandlingsansvarlig
• Sikre at personer med tilgang til personopplysningene er underlagt taushetsplikt
• Treffe alle nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak (GDPR art. 32)
• Ikke overføre personopplysninger til tredjeparter uten skriftlig godkjenning fra Behandlingsansvarlig, med unntak av lovpålagte innberetninger til Skatteetaten, NAV og Brønnøysundregistrene
• Bistå Behandlingsansvarlig med å oppfylle de registrertes rettigheter (innsyn, retting, sletting)
• Varsle Behandlingsansvarlig uten ugrunnet opphold ved brudd på personopplysningssikkerheten
• Slette eller returnere alle personopplysninger ved oppdragets avslutning, med unntak av det som skal oppbevares iht. bokføringsloven (5 år) og advokatforskriften (10 år for saksdokumenter)

§ 4. Underdatabehandlere

Databehandler kan benytte underdatabehandlere (f.eks. regnskapssystemer som Tripletex, Fiken, PowerOffice) med forhåndssamtykke fra Behandlingsansvarlig. Databehandler er ansvarlig for at underdatabehandlere oppfyller de samme forpliktelsene som følger av denne avtalen.

Fiksere.no (Nornex AS) opptrer som underdatabehandler for administrasjon av bestillingsflyt og betalingsprosessering.

§ 5. Oppbevaringstid

Regnskapsdokumenter oppbevares i henhold til bokføringsloven § 13 (minimum 5 år etter regnskapsårets slutt). Lønnsdokumenter oppbevares i henhold til ligningsloven og skatteforvaltningsloven.

§ 6. Lovvalg og verneting

Avtalen er underlagt norsk rett. Tvister behandles ved Oslo tingrett som verneting.

§ 7. Ikrafttredelse

Denne databehandleravtalen trer i kraft ved godkjenning av engasjementsavtalen for regnskapsoppdraget, og gjelder for oppdragets varighet pluss oppbevaringstiden som følger av § 5.